多発する情報漏洩！個人情報保護を強化する手順を解説。
個人情報の取り扱いで迷う企業向けに個人情報保護の基本を解説。
最後にQ&A形式で記事内容をまとめていますのでぜひご覧ください！
最近のニュースで多発する情報漏洩の背景
個人情報取り扱いの基本
具体的な対策方法
効果的な情報管理のポイント
まとめ
最近のニュースで多発する情報漏洩の背景
近年、企業における情報漏洩のニュースが相次いでいます。2025年に入ってからも、顧客情報や社員データ、業務上の機密情報が外部に流出する事例が後を絶ちません。
情報処理推進機構（IPA）の調査によると、営業秘密の漏洩を「経験した」または「その可能性がある」と回答した企業は35％を超えており、特に中小企業においては、十分なセキュリティ対策が取られていないケースが目立ちます。
注目すべきは、情報漏洩の原因が外部からのサイバー攻撃だけではない点です。
近年では、退職者や元社員など、内部関係者による不正持ち出しや誤操作が全体の約9割を占めるとの調査結果もあります。クラウド利用やリモートワークの普及により、企業のデータ管理範囲が広がったことも、リスク増大の一因とされています。
今後は、技術的なセキュリティ対策に加え、社員教育や情報管理ルールの徹底といった“人”に関わる部分の見直しが欠かせません。企業規模を問わず、情報漏洩防止の取り組みを「経営課題」として捉えることが求められています。
個人情報取り扱いの基本
個人情報の取り扱いは、企業活動のあらゆる場面で避けて通れない重要なテーマです。
まず、個人情報とは、生存する個人に関する情報であって、氏名や住所、メールアドレスなど特定の個人を識別できる情報を指します。また、他の情報と容易に照合することで特定の個人を識別できるデータも含まれます。近年は画像データや位置情報、行動履歴などデジタルデータの範囲も拡大しており、企業はどの情報が個人情報に該当するのかを正確に理解する必要があります。
個人情報の取り扱いにおける基本原則は、目的の明確化、適正な取得、利用範囲の限定、安全管理の徹底、第三者提供の制限、本人の権利尊重などです。
個人情報保護法では、これらの原則を具体化するためにガイドラインを設け、個人情報取扱事業者に対して明確な義務を課しています。特に令和4年の改正では、個人情報の漏えいが発生した際の個人情報保護委員会への報告義務や本人への通知義務が強化され、企業は迅速な対応体制を整備することが求められています。
また、個人情報を取り扱う際には、利用目的をできるだけ具体的に定め、公表または本人に通知することが必要です。取得した個人情報を利用目的の範囲を超えて利用する場合には、原則として本人の同意を得なければなりません。こうした運用を怠ると、法違反となり行政指導や罰則の対象になるため、契約書やプライバシーポリシーなどに明確に記載し、社内で共有することが重要です。
安全管理措置の実施も欠かせません。物理的なアクセス制御や情報システムの技術的管理だけでなく、従業員への教育訓練や取り扱いルールの整備など、組織的な取り組みが必要です。特にクラウド環境を利用する企業は、外部委託先の管理が重要です。委託契約を結ぶ際には、個人情報保護法や関連ガイドラインに基づき、委託先における安全措置を確認し、監督義務を果たすことが求められます。
以上のように、個人情報の取り扱いは法令遵守だけでなく、顧客との信頼関係を築くための基本的な経営課題でもあります。自社の業務内容やデータの性質に応じた管理体制を整え、最新の法改正やガイドラインに基づき運用を見直すことが、今後の企業成長を支える大きなポイントとなるでしょう。
具体的な対策方法
個人情報の漏えいを防ぎ、安全に取り扱うためには、法令やガイドラインに基づいた具体的な対策を講じることが不可欠です。
特に個人情報保護法の改正により、個人情報取扱事業者にはより厳格な安全管理措置と報告義務が課されています。ここでは、個人情報の保護を実現するために企業が取り組むべき具体的なポイントを、実務の流れに沿って整理して解説します。
まず、最も基本的な対策は「組織的な管理体制の整備」です。個人情報を取り扱う業務に関して、責任者を明確に定め、取扱いルールや手順を文書化することが重要です。
ガイドラインでは、個人情報の取得から利用、保管、提供、消去までの流れを一元的に管理する仕組みを設けるよう求めています。特に中小規模の企業では、担当者の兼務や引き継ぎミスによる情報漏えいが多く見られるため、管理体制の見直しを定期的に実施することが効果的です。
次に重要なのが「技術的な安全管理措置」です。
データベースやクラウドサービスを利用して個人情報を保有している場合は、アクセス権限の適切な設定が欠かせません。従業員の職務内容に応じてアクセス範囲を限定し、不要な権限を与えないようにすることが原則です。
また、ログの記録と監視体制を整備し、第三者による不正アクセスや不正利用を早期に検知できる仕組みを導入することが望まれます。データの暗号化や二要素認証の導入も、個人情報の保護を強化する有効な手段です。
さらに、「物理的な管理」も軽視できません。個人情報が記載された書類や外部媒体は、鍵付きの保管庫など安全な場所に保管し、不要になったものは確実に消去または裁断する必要があります。
特にノートパソコンやUSBメモリなどの可搬媒体を利用する場合は、持ち出しルールを厳格に定め、紛失や盗難への対策を講じることが求められます。こうした基本的な措置が徹底されていないと、社内外問わず情報漏えいの発生リスクが高まります。
「人的な対策」も極めて重要です。従業員に対して、個人情報の保護に関する教育や研修を定期的に実施し、取り扱いの基本方針や禁止事項を理解させることが必要です。
個人情報の取扱いは法律や制度の改正により変化するため、最新の法令やガイドラインを反映した内容に更新し続けることが大切です。
また、「漏えい発生時の初動対応体制」を整備しておくことも具体的な対策の一つです。万一、個人情報が漏えいした場合には、個人情報保護委員会への報告や本人への通知が義務付けられています。報告を怠ると、法令違反として行政処分や罰則の対象となる可能性があります。そのため、事故発生時の対応手順を明確にし、誰がどのような報告を行うのかをあらかじめ定めておく必要があります。
最後に、これらの対策を継続的に実施するためには、定期的な「内部監査」と「運用の見直し」が欠かせません。
法改正や社会状況の変化に応じてルールや手続きを更新し、改善点を反映していくことで、企業全体の情報管理水準を高めることができます。個人情報保護は単なる義務ではなく、信頼される企業運営の基盤です。
法令を理解し、組織的・技術的・人的な措置をバランスよく実施することで、安全で持続的な情報管理体制を構築できるでしょう。
効果的な情報管理のポイント
個人情報を安全に管理するためには、単に法律を遵守するだけでなく、企業全体で継続的に改善を重ねていく姿勢が欠かせません。
個人情報保護法や関連ガイドラインでは、個人情報取扱事業者に対して「安全管理措置」を講じる義務を明確に定めていますが、実際の現場で効果的に運用するためには、組織的・技術的・人的な観点からのバランスが重要です。
ここでは、企業が実務の中で意識すべき情報管理のポイントを解説します。
まず、最初のポイントは「情報管理の目的を明確化すること」です。
個人情報の利用目的を定めずにデータを取得したり、目的外で利用したりする行為は、個人情報保護法に違反するおそれがあります。企業としては、どの業務で、どのような目的で個人情報を利用するのかを明文化し、社員全員に共有することが重要です。また、必要に応じてプライバシーポリシーを更新し、個人情報の取り扱い内容を公表することで、社会的な信頼を高めることができます。
次に、「データの正確性と最小化の原則」を意識することが大切です。個人情報は取得時に必要最小限の範囲に限定し、古くなったデータや不要な情報は定期的に削除する運用が求められます。
保有している個人情報の正確性を維持することは、誤送信や誤認識といった被害を防ぐためにも欠かせません。特に顧客データや従業員データを扱う企業では、定期的な確認や更新の仕組みを整えることが重要です。
三つ目のポイントは、「アクセス権限とログ管理の徹底」です。
個人情報を扱うシステムやデータベースに対しては、業務上必要な者のみがアクセスできるよう、権限設定を適切に行う必要があります。アクセス記録を自動的に残すことで、不正アクセスやデータの持ち出しといった問題が発生した際に迅速に原因を特定できます。
特にクラウドサービスを利用している場合は、外部からのアクセス経路や第三者による管理の状況を確認し、委託契約書に安全管理措置を明記することが求められます。
さらに、「教育と意識向上」も効果的な情報管理の要です。
従業員一人ひとりが個人情報の重要性を理解し、日常業務の中で適切に対応できるようにすることが、最も現実的なリスク対策です。企業は定期的な研修やテストを通じて、改正された法令や最新のガイドラインに基づく運用を周知しなければなりません。
例えば、メールの誤送信防止やデータの持ち出しルールなど、実務に即した教育を継続的に行うことで、人的ミスを減らすことができます。
次に挙げるのは、「情報の可視化と点検体制の構築」です。自社がどのような個人情報を保有しているのか、どのシステムで管理しているのかを把握できていない企業は少なくありません。
個人情報台帳や一覧を作成し、取得から消去までの流れを明確にすることが基本です。その上で、定期的に点検を行い、法改正や新たなリスクに応じて見直しを実施することで、常に最新の状態を保てます。
また、「外部との連携と監督」も忘れてはなりません。委託先や業務提携先が関与する場合、個人情報が第三者に提供されるリスクが生じます。委託契約を締結する際には、個人情報保護法第22条に基づく監督義務を果たし、委託先の体制や安全管理措置を確認することが必要です。特にクラウドや外部データセンターを利用する場合は、所在国の法制度やデータ移転ルールにも配慮が求められます。
最後に、「継続的改善とPDCAの実践」が効果的な情報管理の根幹となります。情報管理体制は、一度構築すれば終わりではありません。
社会のデジタル化が進む中で、個人情報の保護に関するリスクは常に変化しています。法令や制度の改正、個人情報保護委員会の指針、国際的な規制動向などを踏まえて、定期的に方針を見直し、内部監査を実施することで、持続的な改善を図ることができます。
効果的な情報管理とは、単にシステムを強化することではなく、企業文化として個人情報保護を根付かせることです。
従業員が自らの業務を見直し、適切な管理を意識することで、個人情報の安全と企業の信頼を守ることができます。企業全体で一体となって取り組むことが、漏えいを防ぐ最も確実な対策であるといえるでしょう。
まとめ
最後に記事の内容をＱ＆Ａ形式でまとめます。
ぜひ参考にしてください！
ChatGPT:
まとめFAQ
Q 個人情報の取り扱いで最初にすべきことは何ですか。
A 利用目的を明確に定め社内で共有することです。
Q 個人情報保護法の対象になる情報は何ですか。
A 氏名や住所メールアドレスなど個人を識別できる情報全般です。
Q 改正個人情報保護法で強化された点は何ですか。
A 漏えい発生時の報告義務と本人通知義務が追加されました。
Q 情報漏えいの主な原因は何ですか。
A 誤送信や紛失不正アクセスなど人的ミスが多いです。
Q 従業員教育はどのように行うべきですか。
A 年1回以上の研修と誓約書の取得が効果的です。
Q テストデータを扱う際の注意点は何ですか。
A 実在の個人情報を使用せず仮名加工や匿名加工情報を活用します。
Q クラウド利用時に注意することはありますか。
A 委託契約書で安全管理措置と監督責任を明記することです。
Q 外部委託先を選定する際の基準は何ですか。
A 法令遵守体制と情報保護体制を確認することが重要です。
Q 漏えいが発生した場合の初動はどうすべきですか。
A 個人情報保護委員会への報告と本人への通知を迅速に行います。
Q 個人情報の保管期間はどう設定すべきですか。
A 利用目的が達成されたら速やかに削除または消去します。
Q アクセス権限はどのように管理しますか。
A 職務内容に応じ最小限の権限のみを付与します。
Q 社内で共有する情報管理ルールは必要ですか。
A はい書面で明文化し全社員に周知徹底することが必要です。
Q 個人情報保護委員会の役割は何ですか。
A 法令の監督運用および指導勧告を行う行政機関です。
Q 安全管理措置にはどんな内容がありますか。
A 組織的人的物理的技術的の四つの観点で対策を講じます。
Q 今後の情報管理で重視すべきことは何ですか。
A 法改正や社会変化に応じ継続的に運用を見直すことです。
個人情報の保護は一時的な取り組みではなく、企業の信頼を支える継続的な経営課題です。日々の業務の中で一人ひとりが責任を持ち、法令を正しく理解し実践することこそが、情報漏えいを防ぎ企業の価値を守る最も確実な道となります。
